Вопросами паспортизации осужденных занимаются сотрудники отделов специального учета подведомственных учреждений регионального УФСИН. При поступлении осужденного в исправительное учреждение, сотрудники данного отдела изучают его личное дело, устанавливают - есть ли в нем документ, удостоверяющий личность.

По закону, в случае отсутствия паспорта или если истек срок его действия, специалисты спецучёта заблаговременно принимают меры по оформлению документа. Они готовят полный пакет документов, который направляется в подразделение по вопросам миграции по месту нахождения исправительного учреждения. Полученный паспорт хранится в личном деле осужденного и выдается на руки в день освобождения. Паспортизации осужденных в учреждениях уголовно-исполнительной системы Новгородской области уделяется особое внимание. Это является важным фактором в подготовке осужденных к освобождению и дальнейшей их адаптации в условиях современного общества.

Наличие необходимых документов дает осужденным возможность после освобождения получить социальные выплаты, встать на учет в службу занятости, устроиться на работу, а это, в свою очередь, является существенной профилактикой совершения повторных преступлений.